Analisis Prosedur Administratif Surat Masuk pada Bagian Umum Dinas Ketenagakerjaan dan ESDM Provinsi Bali

Abstract

Pengelolaan surat masuk merupakan indikator krusial bagi penyelenggaraan pemerintahan yang efektif dan efisien. Bagian Umum Dinas Tenaga Kerja dan Energi dan Sumber Daya Mineral Provinsi Bali berperan strategis dalam memastikan setiap surat yang diterima dicatat, dimusnahkan, dan diarsipkan sesuai ketentuan yang berlaku. Pengabdian ini bertujuan menganalisis prosedur administrasi surat masuk, mengidentifikasi kendala yang dihadapi, dan memberikan rekomendasi perbaikan untuk mendukung reformasi birokrasi dan digitalisasi layanan administrasi. Metode yang digunakan adalah pendekatan deskriptif kualitatif melalui observasi langsung proses surat masuk, wawancara terstruktur dengan kepala dinas, staf administrasi, dan arsiparis, serta studi dokumentasi Prosedur Operasi Standar (SOP) dan sistem kearsipan yang berlaku. Hasil pengabdian ini menunjukkan bahwa prosedur pengelolaan surat masuk telah sesuai dengan pedoman pengelolaan dokumen resmi, namun masih menghadapi kendala seperti keterlambatan penyelesaian, pencatatan manual yang rawan kesalahan, dan sistem pengarsipan fisik yang memakan tempat. Rekomendasi yang diberikan antara lain penerapan sistem e-office, penerapan tanda tangan elektronik, digitalisasi arsip, dan pelatihan pegawai. Penerapan rekomendasi ini diharapkan dapat meningkatkan efisiensi, kecepatan, dan keakuratan pengelolaan surat masuk di instansi pemerintah.